现金管理
Money
货币包括货币和其他可转让单据, 比如个人支票, 钱的订单, 收银员支票, 还有旅行支票, 退款由某部门收取的商品或服务或作为退款, 报销, or gift, etc. 信用卡和借记卡交易将在本页后面讨论. 所有收到的支付给大学的款项必须立即转到校园中央出纳处，或存入指定为大学存款的银行的田纳西大学普通账户贷方. 当钱存入经批准的银行时, 必须通过以下两种方式之一立即通知校园中央出纳:
- 从大学的会计系统或
- 一份部门收款报告，表格T-33. 押金票必须与打印的押金文件或T-33表格一起提交.
所有款项必须在收到后三个工作日内存入或转到校园中央出纳处. 存款必须是完整的，包括所有收到的钱. 不得从收到的款项中支出, 而且这些钱也不能保留在某个部门使用.
记录收到的款项
使用收据帐簿的部门. 所有的金额必须写清楚，并在每张收据上注明是用支票付款还是用货币付款. 如果付款人在场或付款涉及货币，则必须在原始收据上签名并交给付款人. 当收据无效时, 作废的收据必须妥善解释，两份副本都要存档. 正式收据可从财务处获得. 收据簿只发给员工，并由他们的UTC ID进行验证. 学生雇员不能签收收据 .
无法开具收据的部门. 每个合理期望收到货币付款的部门都应该获得正式的大学收据，并按照下面所述的方式存入款项 矿床的指示. 不能签发可接受的大学收据(见上文)的部门不应接受货币支付. 如果付款人必须以货币进行交易，而部门无法发出可接受的收据, 该部门必须填写一式两份的T-33表格，并由一名员工陪同付款人到财务处领取收据. 客户服务专员将收到并存入款项.
给大学的支票. 所有支付给田纳西大学的支票抬头都应该是“田纳西大学”和“田纳西大学” Not 给各院系或任何大学官员或雇员. 检查应该是 限制性地 收到后立即加盖大学官方背书章. 第三方支票必须由兑现支票的个人背书，然后加盖背书章
收到的款项的保管. 各部门负责人应确保官方资金在存入或转到校园中央出纳处之前都受到保护, 如下:
- 应使用适当的保管设施.
- 押金不应通过校园邮件发送.
- 当安全受到威胁或有知识的员工离开部门时，应更改安全组合.
- 不应超过两三个负责的员工有权使用存放在一个部门的资金.
- 不要把货币和支票放在收银机里过夜, drawers, 或者其他不安全的地方.
- 如果存款包括大额货币和支票，部门应考虑:
-
- 请求保安人员把押金运过去
- 使用夜间存管服务
- 每天(或更频繁地)存款.
向学生收取的款项. 课程的日常实验室用品通常由学生的学费支付. 其他杂项费用须经学校或学院首席商务官批准. 这些费用应由部门职员收取 不是教员. 该部门所需的课程材料和文本将由大学书店代销(参见财政政策F10425例外).)
接受信用卡和借记卡
信用卡处理. 各部门在未按国家有关规定征求和获得批准的情况下，不得从事任何形式的信用卡支付处理 财政政策FI0311 -信用卡处理. 所有用户都必须熟悉并遵守此政策.
校园/部门政策和程序. 接受信用卡和借记卡的部门必须制定全面的校园特定政策和程序，以阐明框架和安全结构. 至少，政策和程序必须包含以下内容的完整描述:
- 要使用的信用卡处理系统. (e.t. 电子商务、销售点等.)
- 将存款报告到大学存款库的步骤(包括大学成本中心和要记入的WBS元素).
- 处理空洞的步骤, returns, 退款, 以及与此类交易相关的所有成本(包括大学成本中心和要收取的WBS元素).
- 信用卡使用的数据加密系统.
- 参与部门已与其内部审计人员检讨有关政策的声明
Review 财政政策F10311 浏览信用卡处理的详细要求.
信用卡和借记卡存款
处理电子交易. 可以进行两种类型的电子交易, 通过销售点(POS)终端或互联网, 两者都依赖于处理事务所需的电子数据捕获. 接收信贷和借方存款的部门或单位应将存款信息录入学校会计系统. 无法输入押金信息的部门或单位必须为每个押金准备一份部门收款报告(表格T-33)，并转发给相应的校园/学院办公室进行处理并发布到官方大学记录中. POS终端或互联网支付系统生成的批放行报告必须附在银行存款对账单(或T-33表)上。.
- POS终端交易. 持卡人和交易信息刷卡或输入POS终端，并以电子方式提交给卡处理器(银行)进行授权或批准. 在每个工作日结束时, 该部门或单位将所有通过POS终端处理的交易与实际销售单据对账，并将该批交易传送给卡处理器(银行)结算. 许多收银机都配备了POS功能，可以代替单独的POS终端机. 部门或单位销售草案必须保存七(7)年.
- 互联网交易. 持卡人和交易信息通过互联网捕获，并以电子方式传输到大学的处理器以获得授权或批准. 每天在预定的时间, 所有批准的交易都提交给处理程序进行结算. 每个部门或单位将收到一份每日批放行报告，详细说明其网站处理的所有交易. 该报告必须与同一时间段内收到和处理的订单进行核对. 文件必须保存七(7)年.
信用卡和借记卡退款和退款
退款必须用顾客的信用卡支付. 财务主管办公室(或业务办公室)将被通知所有退款.e.客户有争议的项目，通过大学的会计系统.